Themen- und Anlassreisen werden jeweils im April und Oktober eines Jahres für die ausländischen Vertretungen des Goethe-Instituts bzw. an die Partnerinstitutionen im Land ausgeschrieben. Daraufhin werden aus dem In- und Ausland Bewerbungen für potenzielle Teilnehmerinnen und Teilnehmer gesammelt.

Die Auswahl und Einladung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer erfolgt bei intensiver Einbeziehung der Partnervoten durch das NRW KULTURsekretariat. Das Beherrschen der deutschen oder englischen Sprache wird vorausgesetzt.

Bei spezifischen Programmen, vor allem im Bereich Theater und Literatur, sind Deutschkenntnisse zwingend erforderlich.

Es gilt das Prinzip der »gezielten« Einladung nach einem standardisierten Bewerbungsverfahren mit einem Bewerbungsformular, das von der empfehlenden Institution auszufüllen ist.

Partnerinnen und Partner, die sich im Rahmen des Besucherprogramms kennengelernt hatten, haben höhere Chancen auf die Kooperationsförderung des Landes NRW.

Eine direkte Bewerbung ist nicht möglich. Eine Empfehlung durch eine Partnerinstitution in NRW oder im Ausland ist erforderlich, um den bestmöglichen Netzwerkeffekt zu erzielen.